Werken met scrum en kanbans

Een dag bij Gravity Media - Scrum methode

Werken met scrum en kanbans

Geschreven door: Michel (strateeg/marketeer)

Gravity Media scrolldown icon
Thumbnail Michel (strateeg/marketeer) - Gravity Media | Eindhoven

Michel Winkels

Mede-eigenaar. Houdt van een goede brainstorm en een strategische aanpak.

facebook Icon

Een dag bij Gravity Media in Eindhoven

Werken met scrum en kanbans is een inmiddels veelgebruikte methode om de kwaliteit van het werk te verbeteren. Bij grote bedrijven ontkom je er eigenlijk al niet meer aan, zeker wanneer je kijkt naar bedrijven in de IT-sector. Termen als backlog, sprints en stand-up zijn aan de orde van de dag. Ook bij Gravity Media gebruiken we de scrummethode om ervoor te zorgen dat de branding trajecten, grafische ontwerpen, websites en (online) marketingcampagnes, die wij samen met onze klanten verzorgen, op rolletjes blijven lopen. In deze blog nemen we je mee in een gemiddelde dag van ons team en geven we je een kijkje in de keuken van onze werkwijze.

Een productieve start

Meestal ben ik vroeg op kantoor en installeer ik mijzelf achter mijn werkplek. Ik begin de dag graag met een deel van de administratieve werkzaamheden, zodat alles netjes op orde en geregeld is. Wanneer al het administratieve werk geregeld is en het eerste kopje koffie achter de kiezen is, stort ik mijzelf op misschien wel het leukste deel van ons werk als mediabureau; de verrassing. Met de grote diversiteit aan klanten en aan werkzaamheden die we voor hen mogen doen, zijn we letterlijk iedere dag met iets anders bezig. Dit maakt dat ik iedere dag met plezier aan mijn werk kan beginnen.

De planning

Er zijn grofweg twee soorten tools die we gebruiken om kwalitatief goed en structureel te kunnen werken, namelijk: scrum en kanbans. Allebei maken deze inzichtelijk wat er nog moet gebeuren (to do), waar we op dit moment mee bezig zijn (doing) en wat er al gedaan is (done). Het verschil zit hem in de vraag of het een taak is die in verschillende iteraties gedaan moet worden of dat het een klein (maar net zo belangrijk) taakje tussendoor is. Dit selecteren van de meest effectieve methode is een van de vele dingen die we doen om de kwaliteit van ons werk te waarborgen. Ik vertel je graag hoe dit er in de praktijk uit ziet.

Scrum-methode

We gebruiken de scrum-methode voor projecten waarbij er verschillende iteraties en feedbackrondes (sprintopleveringen) zijn. Vaak zijn dit dus de wat grotere klussen, zoals bijvoorbeeld het ontwikkelen van een huisstijl en brand identity, het ontwerpen en maken van een website of webshop en het doen van een (online) marketingcampagne om een bedrijf te promoten.

Een voorbeeld van zo’n project is Windmill Shaving, waar we een heel nieuw websiteontwerp voor hebben gemaakt en deze webshop ook helemaal hebben ontwikkeld. Wij geloven dat we het eindresultaat maximaal kunnen maken door de inzichten, meningen en feedback van verschillende partijen te combineren. Dit doen we door ons team multidisciplinair op te zetten, met korte cyclussen te werken en dat werk (en de voortgang) ook vooral visueel te maken.

Dit zijn dus bijvoorbeeld onze grafisch ontwerper, UX-designer, ontwikkelaar en online marketeer die allemaal samenwerken met zowel de opdrachtgever als leden van de doelgroep (externe testers) om zo toe te werken naar een optimaal en efficiënt resultaat. Om dit optimaal in te zetten delen we een websiteontwerp dus bijvoorbeeld op in sprints voor een mobile-first ontwerp, gevolgd door een testfase, vervolgens een desktop ontwerp en daarna een nieuwe testfase.

Het in stukjes delen van onze werkzaamheden vinden wij dan ook erg belangrijk. Eigenlijk om twee redenen. Ten eerste geeft dit onze klanten een duidelijk en helder inzicht in wat wij nu precies doen. Zo wordt het duidelijk waar hun website uit bestaat en zien ze welke functionaliteiten er wel en niet ontworpen en gerealiseerd (gaan) worden. Ten tweede zorgt dit ervoor dat het project op diverse momenten wordt afgebakend, zodat wij (maar ook onze klanten) de kwaliteit optimaal kunnen monitoren en waarborgen.

De in stukjes gehakte taken noemen we dus sprints. Een voor een komen deze sprints in het scrumboard, waarin een onderverdeling is gemaakt in ‘to-do’, ‘doing’ en ‘done’. Binnen ons systeem kunnen onze specialisten zelf de verdeling maken, zodat we altijd (in multidisciplinaire teams) de specialisten op de juiste plek inzetten en daarmee de kwaliteit van ons werk kunnen waarborgen. Ieder project wordt overzien door een projectleider (scrum-master), die ervoor zorgt dat alles netjes met de klant wordt gecommuniceerd en dat alles soepel verloopt.

“Binnen ons systeem kunnen onze specialisten zelf de verdeling maken.”

Om de kwaliteit ook binnen deze sprints te optimaliseren is er ook dagelijks een ‘stand-up’. Tijdens deze dagelijkse meeting (om 10:00 uur, na het tweede of derde kopje koffie), bespreken we de voortgang van alle projecten die op dat moment lopen. We bespreken eventuele hindernissen en zorgen er als team voor dat deze worden opgelost. Na iedere sprint (die afhankelijk van de aard van het project één of twee weken duurt) is er een sprintoplevering. Tijdens deze oplevering presenteren we (fysiek of digitaal) de voortgang van het project en brainstormen we samen over hoe we het nóg beter kunnen maken, zodat we met frisse input de volgende iteratie kunnen beginnen.

Zo blijft iedereen betrokken gedurende het proces en heeft iedereen de kans om tussentijds mee te denken en input te leveren, zodat het eindresultaat verbeterd wordt. Een goede website maken is immers teamwork en dat is precies waar onze klanten een mediabureau voor zoeken en uiteindelijk Gravity Media voor inschakelen.

Kanbans

Voor de losse taken die wat minder omvangrijk zijn en niet als onderdeel van een groter project gezien worden, gebruiken we een andere methode; kanbans. Een kanban is op veel vlakken vergelijkbaar met de scrum-methode zoals hierboven beschreven. Het verschil zit hem in de iteratieve aard van de werkzaamheden. Een voorbeeld uit ons portfolio waar kanbans gebruikt zijn, is bijvoorbeeld een opdracht voor Haribo, waar we een Haribo bigshopper ontwierpen die ze aan nieuwe medewerkers konden geven. Daarin gebruiken we een kanban met de kolommen ‘backlog’ (wat er allemaal moet gebeuren), ‘today’ (wat er vandaag moet gebeuren), ‘doing’ (waar we mee bezig zijn), ‘in-review’ (waar we afwachten op input/feedback) en ‘done’ (waar we mee klaar zijn).

Op deze manier houden we het overzicht in ons werk maximaal en kunnen we altijd zorgen voor een goede kwaliteit en service. Juist deze diversiteit in ons werk vinden we zo leuk. Het is dan ook enorm handig om een kanban te gebruiken om dit werk te structureren en in te plannen. Zo weten we altijd waar we aan toe zijn en kunnen we zowel onze grote als kleine projecten optimaal blijven managen.

Hoe verder?

Werken met scrum en kanbans hebben ons tot nu toe al erg geholpen om te groeien in omvang en in kwaliteit. Dit merken we op alle vlakken; projecten en klanten worden groter en klanten komen sneller naar ons terug. Door op deze manier te blijven werken blijft ons bedrijf schaalbaar en onze planning inzichtelijk. Zo kunnen we nog meer bedrijven helpen om hun verhaal over te brengen aan de doelgroep en om mooie ideeën om te zetten in échte merken. Heb je vragen over dit artikel of over iets anders? Je weet ons te vinden via de contactpagina.